Agente ou agent documentaire – Les ponts Jacques-Cartier et Champlain inc.

Gestionnaire d’ouvrages majeurs, Les Ponts Jacques Cartier et Champlain Incorporée (la Société) est une société d’État fédérale, établie en 1978, responsable des ponts Jacques-Cartier et Champlain, de l’Estacade du pont Champlain, du pont de contournement de l’île des Soeurs, des sections fédérales de l’autoroute Bonaventure et du pont Honoré-Mercier, ainsi que du tunnel de Melocheville.

La Société assure au quotidien le passage sécuritaire de milliers d’usagers par la gestion, l’entretien et la réfection de ces infrastructures d’importance pour le Grand Montréal. La Société veille à ce que ces infrastructures critiques demeurent sécuritaires, pleinement fonctionnelles et attrayantes, aujourd’hui et pour demain. Ses activités englobent les projets de construction, de réfection et de renforcement des infrastructures sous sa responsabilité, de même que leur opération et entretien.

La mission de la Société est d’assurer la mobilité des usagers, la sécurité et la pérennité des infrastructures en préconisant une gestion systémique selon une approche de développement durable. Sa vision : devenir un chef de file en gestion d’infrastructures majeures à titre d’expert innovant, de leader en mobilité, et d’acteur social et urbain, tout en respectant ses valeurs d’esprit d’équipe, de transparence, de rigueur, d’innovation et d’engagement.

Nature de la contribution
Relevant de la Directrice, Technologies de l’information, puis collaborant en mode matriciel avec le Directeur, Projets Champlain, le titulaire du poste est responsable de la gestion de l’information technique et administrative des projets associés au Pont Champlain, principalement au projet de Déconstruction. Il est également l’Agent responsable de maintenir à jour l’information liée au projet du Nouveau Pont sur le St-Laurent (NPSL).

Dans le cadre des projets liés au Pont Champlain, il est responsable d’obtenir et de centraliser toute l’information technique des projets en vue par les différentes parties prenantes dont les fournisseurs de services et les Experts embauchés à ce titre pour la gestion efficace de cet ouvrage, en fin de vie utile.

Lors du projet de Déconstruction, il sera responsable, en collaboration avec des mandataires internes et/ou externes, de mettre en place une salle de documentation électronique, par l’utilisation des outils corporatifs de la suite Office 365 en place, permettant la transmission confidentielle et sécurisée de l’information entre PJCCI et ses différents mandataires ou proposants.

Il est responsable d’identifier, répertorier et fournir toute information pertinente au Partenaire Privé (PP) responsable de la construction du NPSL. Il réalise des tâches nécessitant des recherches structurées, communique régulièrement avec les gestionnaires et employés de la Société et doit développer et maintenir des liens avec ceux-ci.
Il s’assurera de répertorier l’ensemble de l’information et de la structurer selon les politiques et procédures de la Société de sorte qu’elle soit accessible dans un court laps de temps.

Principales responsabilités
• Inventorier et structurer toute l’information pertinente au Pont Champlain depuis sa construction (dessins « tel-que-construit », rapports, contrats, etc.) dans un environnement informatisé;
• Agir à titre d’expert pour la définition, l’implémentation et le support des applications informatiques destinées aux archives, telles que la gestion électronique des documents (GED), ainsi que des procédures et processus liés à la numérisation;
• Réviser et mettre à jour le plan qualité de la Société pour assurer la gestion efficace de la qualité des projets;
• Participer au suivi de la gestion documentaire dans le cadre des appels d’offres du projet de Déconstruction;
• Assurer le suivi et contrôler la qualité des livrables en termes de gestion des documents des fournisseurs de services en faisant des audits qualité;
• Gérer le contenu des dossiers administratifs et opérationnels, tout en assurant, de façon efficace, l’ouverture, l’utilisation ainsi que le rappel des dossiers;
• Conseiller, supporter et encadrer les intervenants internes et les consultants externes pour la gestion documentaire des projets et assurer la conformité de ces dossiers. Analyser les besoins, encadrer et former les utilisateurs;
• Assurer aux usagers un service d’information et de recherche ainsi que la formation sur les différents outils de recherche;
• Collaborer à l’amélioration continue des directives et procédures de gestion documentaire de la Société de concert avec le service de Gestion de l’information;
• Accomplir toutes autres tâches ou responsabilités connexes à ce poste.

Profil recherché
• Détenir un diplôme universitaire de niveau maîtrise avec une expérience pertinente d’au moins dix (10) ans;
• Posséder une excellente connaissance pratique des logiciels de gestion de documents;
• Détenir une expérience pertinente du travail en Bureau de projet d’infrastructure de grande envergure avec une capacité indéniable pour assurer la formation des membres des équipes internes et externes ainsi que pour faire des audits administratifs de la qualité;
• Avoir une expérience pertinente de travail à l’intérieur d’une équipe multifonctionnelle en ingénierie;
• Détenir de l’expérience de travail avec un Partenaire Privé et un donneur d’ouvrage, un atout;
• Connaître des méthodologies de gestion de projet, de pratiques de gestion des ressources et de technique de gestion du changement, un atout;
• Connaître les lois fédérales relatives à la gestion des documents et de l’accès à l’information;
• Avoir participé à l’implémentation d’un système GED;
• Posséder une bonne connaissance de la Suite Office, dont Access et Adobe Professionnel;
• Bonnes connaissances de Sharepoint Online, un atout;
• Démontrer de bonnes aptitudes pour le service à la clientèle;
• Se soucier du respect de la confidentialité;
• Faire preuve d’initiative, d’organisation et de gestion efficace du temps et des priorités;
• Démontrer une habileté marquée pour les relations interpersonnelles et le travail d’équipe;
• Faire preuve d’autonomie, de diplomatie et de créativité;
• Être habileté à communiquer de façon claire, concise et efficace avec divers intervenants;
• Pouvoir communiquer verbalement et par écrit dans les deux langues officielles.

Il s’agit d’un poste temporaire – syndiqué au 31 mars 2023 – Temps plein – 37,5 h/semaine au sein de PJCCI.

Toute personne qui désire déposer sa candidature doit faire parvenir par courriel son curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation. Un accusé de réception sera transmis suite à la réception de votre courriel. L’utilisation du masculin dans l’annonce est faite dans le but d’alléger le texte.

Par courriel : krobert@octavemaecenas.com
Objet du message : Agent documentaire – PJCCI

Karine Robert, associée
Octave Mæcenas, recrutement & conseils, S.E.N.C.
514.448.0554 ou 514.743.0998
krobert@octavemaecenas.com

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