Directeur (directrice) adjoint et assistant(e) trésorier

Relevant du Directeur, le titulaire planifie, organise, dirige et contrôle les ressources humaines, financières et matérielles affectées à la réalisation des mandats relevant de sa responsabilité. Il est responsable d’assurer une prestation efficiente de l’ensemble des services et des activités sous sa gouverne, notamment la comptabilité, la paie et les revenus, ainsi de la réalisation de mandats ou projets corporatifs impliquant les différentes équipes du Service. Il s’acquitte des charges, devoirs et pouvoirs d’un assistant(e)-trésorier tel que défini et déterminé dans la Loi sur les cités et villes et la charte de la Ville. Il contribue à la définition des orientations, des objectifs et des priorités du Service conformément à la mission, à la vision, aux politiques et au plan stratégique de la Ville et il assiste son supérieur dans la gestion des dossiers majeurs. Il participe activement aux travaux relatifs à la planification financière à long terme de la Ville et il contribue à l’élaboration annuelle du budget. Le titulaire assure également la coordination de différents dossiers administratifs et de ressources humaines notamment en relations de travail, en gestion des talents, en gestion de la performance organisationnelle, en communication et en reconnaissance. De plus, il contribue à l’amélioration continue des services offerts, à l’optimisation des processus et il développe et met en œuvre les politiques, procédures et directives dans son champ d’expertise. Il soutient la réalisation des objectifs de la Ville et des services en fournissant des analyses et des recommandations basées sur les meilleures pratiques d’efficacité et de rentabilité.

 

Qualifications :

  • Détenir un diplôme universitaire de 1er cycle en finance, en comptabilité ou en administration.
  • Être détenteur du titre comptable de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec.
  • Détenir une formation de 2e cycle universitaire dans une discipline jugée pertinente sera considérée comme étant un atout.
  • Posséder un minimum de six (6) années d’expérience pertinente, dont trois (3) années dans un poste de gestion supérieur.
  • Posséder une expérience de gestion de dossiers corporatifs ou en gestion de projets.
  • Toute combinaison de formation académique et d’expérience jugée pertinente et équivalente sera considérée.
  • Une expérience en milieu municipal sera considérée comme un atout.

 

Compétences requises (profil 1)

  • Résolution de problèmes
  • Interaction avec les autres
  • Adéquation avec les valeurs de l’organisation
  • Créativité / innovation
  • Savoir gérer les communications
  • Sens de l’environnement
  • Pensée stratégique
  • Constituer des équipes performantes
  • Savoir gérer les changements

 

Initiative / entrepreneurship

  • Applique les principes d’amélioration continue;
  • Élabore et met en place des indicateurs de performance pour la réalisation des objectifs du Service des finances;
  • Est à l’affût des meilleures pratiques et assure une vigie sur les changements législatifs dans son domaine d’activités;
  • Maintient à jour ses connaissances, examine et évalue les implications des changements législatifs sur l’administration municipale et recommande au Directeur les actions à prendre en conséquence;
  • Participe à l’identification des divers enjeux du service, recommande au directeur les mesures de redressement appropriées et met en œuvre différents plans d’actions;
  • Coordonne et supervise la préparation de certains dossiers, projets spéciaux et documents destinés aux diverses instances de la Ville;
  • S’assure de la priorisation des travaux et des plans d’action établis;
  • Assiste le Directeur dans la supervision et l’orientation du personnel du Service;
  • Représente, au besoin, la direction lors de rencontres ou comités et remplace le directeur du Service lors d’absences;
  • Assure le suivi et l’application des politiques, normes, procédures et directives du Service.

 

Comportements attendus

Gestion de la contribution de l’équipe :

  • Prend en compte la satisfaction des clients de l’équipe dans les décisions qu’il prend.
  • S’assure que les orientations prises offrent les conditions nécessaires pour répondre adéquatement aux besoins des clients.
  • Identifie et communique les enjeux au niveau de la satisfaction des clients à l’équipe.
  • S’assure que l’offre de services de l’équipe répond adéquatement aux besoins actuels et futurs des clients.
  • Recommande des stratégies d’amélioration continue.
  • S’assure du traitement rapide des plaintes et insatisfactions des clients en utilisant une approche « gagnant-gagnant ».
  • Participe à l’élaboration du plan stratégique de l’organisation.
  • Communique le plan stratégique et ses impacts sur la contribution de l’équipe.
  • S’assure de l’engagement des membres de l’équipe.
  • S’informe des enjeux des autres directions de l’organisation et est à l’affut des grandes tendances dans son domaine d’expertise et sa fonction.
  • Assure le suivi du plan stratégique et communique les changements qui touchent les membres de l’équipe.
  • S’assure que les orientations, les stratégies et les priorités de l’organisation sont traduites en objectifs et en projets pour l’équipe.
  • S’assure que l’équipe dispose des moyens nécessaires pour atteindre ses objectifs et réaliser ses projets.
  • Établit des indicateurs clés de performance pour évaluer la contribution de l’équipe.
  • Assure le suivi des indicateurs clés de performance et apporte les ajustements lorsque nécessaire.
  • Décide en tenant compte des orientations, des priorités et des valeurs de l’organisation.
  • Évalue les conséquences de ses décisions sur l’équipe et les autres services de l’organisation.
  • Valide ses décisions avec le Directeur ainsi que les services et les personnes concernés.
  • Explique clairement ses décisions et leurs conséquences.

 

Gestion de l’organisation et de l’administration :

  • Établit les besoins de l’équipe en matière de ressources humaines, matérielles et financières.
  • Convient de la répartition des ressources en fonction des besoins et des priorités de l’équipe.
  • S’assure que des normes et des processus de travail favorisent une utilisation optimale des ressources.
  • Appuie les initiatives de l’équipe ayant un impact sur l’efficacité.
  • Invite l’équipe à remettre en question ses façons de faire et à les aligner sur les meilleures pratiques.
  • S’assure que les politiques, les directives et les procédures administratives sont adaptées à la réalité de l’organisation et respectées.
  • Remplit adéquatement tous les formulaires et fournit toutes les pièces justificatives.
  • Effectue un suivi rigoureux des processus administratifs.
  • S’assure que la liste des livrables de l’équipe est établie et les personnes qui en sont responsables sont désignées.
  • Effectue le suivi des activités clés et des projets planifiés.
  • Révise en équipe les plans d’action en fonction des priorités et apporte des changements lorsque nécessaire.
  • Soutient les démarches structurées visant la mise en œuvre de changements.
  • Anticipe les problèmes potentiels associés aux changements et s’assure que des mesures appropriées sont mises en place afin d’en diminuer les répercussions.
  • S’assure que les résistances au changement sont traitées et que des mesures sont mises en œuvre pour en diminuer les impacts.

 

Gestion des ressources humaines :

  • Consulte les membres de son équipe au sujet des décisions qui les concernent.
  • Demeure disponible et à l’écoute des préoccupations des membres de son équipe.
  • Utilise un processus de résolution de problèmes structuré et adapté à la situation.
  • Soutient les membres de l’équipe dans la résolution de leurs problèmes et de leurs conflits dès qu’ils se manifestent.
  • Fournit à chacun des membres de l’équipe les ressources et les outils nécessaires pour qu’ils puissent pleinement assumer leurs rôles et leurs responsabilités.
  • Assure un suivi des demandes des membres de l’équipe et répond adéquatement dans un délai raisonnable.
  • Encourage et adopte des attitudes et des comportements préventifs.
  • S’assure que la santé et la sécurité au travail demeure au cœur des priorités de son équipe.
  • Demeure à l’affût des signes annonciateurs de problèmes personnels nécessitant de l’aide.
  • Participe activement au processus de recrutement de nouveaux employés et prévoit les besoins en ressources humaines pour ses activités.
  • Accueille et intègre les nouveaux membres de l’équipe d’une façon adéquate.
  • Responsabilise chacun des membres de l’équipe en clarifiant ses attentes en matière de résultats et de comportements.
  • Répond aux besoins de soutien et d’encadrement des membres de l’équipe.
  • Donne de la rétroaction de façon recevable et témoigne de la reconnaissance.
  • Analyse les écarts de performance, identifie les causes et établit un plan d’action avec l’employé.
  • Convient des besoins en formation et du plan de développement pour chacun des membres de l’équipe.
  • Établit le plan de relève de son équipe en définissant les besoins actuels et futurs de main-d’œuvre de son équipe.
  • Identifie les candidats à la relève et convient avec eux de leur plan de développement.
  • Voit à l’application des directives, des règles et des conditions relatives aux conventions collectives, participe au règlement des différends et des griefs et applique les mesures disciplinaires.

 

Gestion de la collaboration et des partenariats :

  • Représente l’organisation auprès de l’exécutif syndical.
  • Représente l’organisation auprès de différents partenaires et de diverses instances.
  • Invite, lorsque requis, des représentants d’autres services aux rencontres de l’équipe.
  • Cherche à comprendre et prend en compte les rôles des différents services, leurs enjeux et leurs défis.
  • Soutient le partage d’informations et d’expériences.
  • Établit des relations gagnant-gagnant avec les autres services.
  • Prend en compte les rôles des différentes directions de l’organisation.
  • Vise le développement d’un esprit de collaboration permettant d’apporter une valeur ajoutée aux parties concernées.
  • Vise l’établissement de relations à long terme avec ses partenaires.

 

Pour plus d’informations

Charles Reny
Associée | Octave Mæcenas
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creny@octavemaecenas.com

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